Bilimsel organizasyon kurallarını gözardı ederek organizasyon yapmaya kalkanlar, bu kuralları dikkate almadıkları için ciddi sıkıntılar yaşayabildikleri gibi komik duruma dahi düşmektedirler.

Bir kurumun organizasyonu onun en önemli ve temelindeki yapısıdır. Kurumlar büyüdükçe organizasyon ihtiyacı katlanarak kendisini gösterir. Diğer tüm yönetim sistemleri de bu temel varsa, üzerine kurulabilir ve işe yarayarak doğru sonuçlar üretebilirler.

Bu günkü yazımda ünvanlar hakkında dedikodu yapacağım. Elbette adları lazım değil ama, hatalı yapılmış organizasyonlardan ve organizasyon kapsamındaki insanların kaprislerinin sonucunda ortaya çıkan faydasız ve absürt durumlardan bahsedeceğim.

Bu hatalardan ilki bire bir insan bağlamaktır. Müdür, ve o müdüre bağlı Müdür Yardımcısı, Şef ve Şef Yardımcısı gibi iki ünvan varsa bir iş “zorlama ile” ikiye bölünmüş demektir. Bu durum daha çok kamu kuruluşlarında görülür ve istihdam yaratma çabasının sonucunda oluşan verimsizlik timsali bir uygulamadır.

Bütün dünyada kullanılan ve bir orta kademe ünvanı olan “Şef” ise ülkemizde nedense beğenilmeyen bir unvandır. Danışmanlık hayatımda yaptığım altmışın üzerindeki reorganizasyon çalışmalarımın en az yüzde onunda bu konu gündeme gelmiş ve her bir işletmede de sanki sözleşilmiş gibi “Hocam beee, bu “Şef” unvanı tuhaf be hocam, sanki aşçılığı hatırlatıyor. Lütfen bunun yerine başka bir unvan uyduralım” evet tam da öyle. “Uyduralım” diyerek üzerimde baskı yaratmışlardı…

Oysa şef ünvanı üretim bölümleri olmak üzere hemen her bölüm için uygulanabilecek bir yönetim unvanıdır. “Üretim Müdürüne bağlı bir Bakım ve Onarım Şefi” olabileceği gibi “Muhasebe Müdürüne bağlı bir Finansman Şefi” de olabilir Şeflik çoğu göreve pek ala uyacak bir görev ünvanıdır.

Yeri geldikçe bahsettiğim bir başka hata “Satış Temsilcisi” yerine kullanılmaya çalışılan “Satış Danışmanı” veya “Satış Yöneticisi” unvanlarıdır. Organizasyon kapsamında kutulara ve doğal olarak o kutuları dolduracak kişilere verilecek unvanlar, o kutudaki kişinin yaptığı işi olabildiğince doğru açıklamak zorundadır. “Danışman” unvanı bir işi yaptırandan ziyade, haklı olarak danışılıp fikir alınan kişi intibaını bırakmakta olup, özellikle de sıcak satış yapan kişilere hiç uymaz. Benzer şekilde kendisine başka bir eleman bağlı olmayan bir satış profesyoneline, “Satış Temsilcisi” yerine “Satış Yöneticisi” demek veya “Bölge Satış Yöneticisi” demek akılları sıra ilgili kişiye paye vermek ve “sesini kesmek” dışında sadece kafa karıştırcaktır. Bu tarz bir kaç numara büyük ünvanların gözardı edilen en önemli tehlikesi de muhatapları karşısında unvanları sayesinde büyüyen(!) kişilerin bilgisizlik ve beceriksizlikleri yüzünden çok zor duruma düşebildikleri gerçeğidir.

Gelelim çok rastladığım bir başka hataya; bu da “Koordinatör” unvanı ile ilgilidir. Koordinasyon görevi bilimsel organizasyon kurallarından çok önemli bir tanesi olup, Üst Kademe Yönetimden Orta Kademeye oradan İlk Kademe Yönetime kadar her bir yöneticinin uyması gereken bir eş güdüm görevini ifade eder. Bu kural, “Her yöneticinin kendi kademesindeki diğer yöneticiler ile koordinasyon halinde çalışmaya mecbur olduğunu ve kendisine direkt bağlı astlarının arasınfdaki koordinasyonu sağlamaktan da sorumlu olduğunu ” söyler. Kısaca bilimsel kuralın lafzı da ruhu da her yöneticinin aslında birer koordinatör olduğunu bize hatırlatır.

Koordinatörlük ünvanıysa doğal olarak çok sayıda şirkete sahip “Şirketler Grupları” veya “Holdingler” için sadece belli ve kısıtlı şartlarda geçerli olacak bir ünvandır. Hal böyle olmakla beraber, koordinatörlükler sanki bir “Padişah Paşalığı” gibi kolayca verilen ve çoğu kez içi tam doldurulamayan görevleri ifade edebilmektedirler.

Üç farklı konuda üretim yapan bir de küçük mağazalar zinciri olan bir holdingi düşünün (Tıbbi İlaç, Elektronik Komponent, İnşaat ve Perakende Mağazacılık) böyle bir holdingde hemen her fonksiyon için koordinatör ihdas etmek çok hatalıdır. Sadece bir örnek olarak Üretim Koordinatörü ilaçla mı? Elektronik Üretimi ile mi? İnşaat ile mi? ilgelenerek verimli olacaktır? Deneyimim göstermektedir ki hiç birisine faydalı olamazlar. Şirketler Gruplarında da Holdinglerde de koordinatörlük görevi sayacağım üç konuda anlamlı olabilmektedir. Bunlar sırası ile

• Mali İşler Koordinatörlüğü
• İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü
• Yatırımlar Koordinatörlüğü

Saydığım görevlerin üçü de, spesiyalist “dikey uzmalığa” değil daha generalist “yatayda uzman kişilere” ihtiyaç duyar ve sektörler üstü çalışmaya olanak veren görevlerdir.

Elbette mali konularda dahi sektörlere göre küçük farklılıklar olsa da esas iş, şirketlerde yapılan tüm hareketleri zamanında doğru kaydederek, zamanında doğru ve yönlendirici mali raporlar hazırlamak, finansman ihtiyaçlarını takip ederek, karşılamak gibi özetlenebilir. “Mali İşler Koordinatörü” tüm farklı şirketlerdeki bu çalışmaları üst düzeyden takip ederek yönlendirebilir.

İnsan Kaynakları Görevi de tipik bir danışmanlık görevi olup, elbette sektörler üstüdür. Bu görevdeki koordinatör tek elden insan kaynağı tedariki, takibi, eğitimi, sosyal hakları gibi pek çok görevi üst düzeyde sağlayabilir.

Keza yatırım işi de binadan makinaya kendi içinde ihtisas istese de gerek fizibilitelerin hazırlanması, gerek yatırımlarda iç ve dış kaynak ihtiyaçlarnın koordine edilmesi elbette ilgili şirketlerin üst yöneticileri ile yakın istişare ve koordinasyon halinde “Yatırımlar Koordinatörlüğünce” yürütülebilecek bir görevdir.

Yukarıda saydığım üç koordinatörlük gruptaki / holdingdeki her bir şirkete bu görevleri yapacak üst düzey insanlar almak yerine daha ekonomik ve etkili bir yol olarak tercih edilebilir.

Kısa yazımla, bu işlerle ilgilenen profesyonel(!) ve yarı profesyonel dostlarım ile kendi başlarına reorganize olmaya çalışan kurumlara küçük bir katkım olursa mutlu olacağım.

Başarılarınız daim olsun, hepinize, bilime yakın, korku, kaygı ve kaprislerden uzak bir yaşam dilerim.

Ahmet Levent ÖNER

Altıntepe

18 Ekim 2025